How to Sign in to Microsoft 365 Outlook: A Guide for University of Ghana Students

Before you start

You can sign in to your UG Outlook account in two ways, and both lead to the same inbox:

• In a browser, go to outlook.office.com on your phone or laptop.
• In the Outlook app, download it free from the App Store (iPhone) or Play Store (Android), then open it and tap Add Account.

Before you begin, have these three things ready: your UG email address (usually in the form firstname.lastname001@st.ug.edu.gh), your student ID number (used as your default password), and a phone that can receive SMS or calls on the Ghanaian network you registered with. The verification code goes to the number you enter in step 6, so use a line you have on hand right now.

Step 1 — Add your account

Open the Outlook app and tap Add Account. You'll see a list of email providers: Microsoft, Google, Yahoo and Other. Choose Microsoft, because your UG account runs on Microsoft 365.

Type your full UG email into the space provided and tap Add account. Make sure there are no spaces before or after, and double-check the domain — it ends in @st.ug.edu.gh, not @ug.edu.gh (which is for staff). Getting this wrong is the single most common reason sign-in fails on the first try.

Step 2 — Enter your default password

Once the system recognises your email, you'll be taken to a University of Ghana branded sign-in page asking for your password. If you've never signed in before, your default password is your student ID number, formatted like U#12223334 — a capital U, a hash symbol, then your eight-digit student number.

Enter it exactly as shown and tap Sign in. A note on the screen: this default password works only for the very first sign-in. The system will later prompt you to change it to something private, and you should do so immediately. Treat your UG password the same way you'd treat your mobile money PIN.

Step 3 — Tap Next

After the password is accepted, Microsoft shows a screen titled "Let's keep your account secure." It explains that you'll be asked to set up another way to verify your identity, so that even if someone later guesses your password, they still can't get into your account.

There's nothing to type here. Just tap Next at the bottom of the screen to continue. If you see a link that says Use a different account, ignore it — that's only for people who entered the wrong email in step 1.

Step 4 — Tap other options

The next screen is titled "Select an account method." By default, Microsoft suggests the Authenticator app, which is a separate app you'd have to install and set up first. That works well, but most students find it easier to verify by phone instead — especially on the first sign-in.

To switch, tap SMS on the same screen (it's the option labelled Text a code to your phone). This tells Microsoft to send the verification code directly to your mobile number instead of asking you to open another app.

Step 5 — Tap on Phone

On the screen headed "Add a sign-in method," you'll see two choices: Phone (receive a code via text or phone call) and Microsoft Authenticator (approve sign-in requests from the app). Tap Phone.

This is the method that uses your Ghanaian number directly, with no extra app to download. Once selected, Microsoft moves you to the phone-number entry screen.

Step 6 — Select Ghana (+233) and enter your number

On the "Add your phone number" screen, open the country dropdown and choose Ghana (+233). It's easy to miss because the list defaults to the United States — scroll down or type "Ghana" to find it quickly.

Then enter your phone number in the box below, without the leading zero. For example, if your number is 0501234567, type 501234567. Underneath, choose how you want to verify: Text me a code or Call me. Text is faster if your network has good SMS delivery; a call is a useful backup if texts aren't arriving. Tap Next when you've filled both fields.

A small print reminder appears about message and data rates — that's standard, and the cost is whatever your network normally charges for one SMS or short call.

Step 7 — Receive your verification code

Microsoft sends a six-digit code to the number you entered. The screen will say something like "We've sent a code to +233 501234567. Please enter the code below."

• If you chose text, open your SMS inbox, copy the code, and type it into the box. Tap Verify.
• If you chose call, your phone will ring. Pick up and listen carefully — an automated voice will ask you to press the hash/pound (#) key to confirm. Press it, then hang up. The browser or app moves on by itself.

If the code doesn't arrive within about a minute, tap Resend code. Still nothing? Check that you're in a spot with signal, and that the phone number you entered is the one in your hand right now.

You're in — what's next

Once the code is accepted, you'll see a confirmation: "Success! You are now signed in to your Microsoft 365 Outlook." From there, the Outlook app or browser opens straight into your inbox.

A few things worth doing in the first five minutes:

• Change your password. Tap your profile, go to View account, then Change password. Pick something only you'd guess — not your student ID, not your date of birth.
• Stay signed in. When prompted, choose Yes so you don't have to go through this whole flow again every time you open the app.
• Check your folders. Course emails, exam schedules and fees reminders often land in Focused; newsletters and listservs go to Other.
• Add your UG calendar. The same account gives you Outlook Calendar — useful for timetables and group project meetings.

Troubleshooting

If something goes wrong, these are the usual culprits:

• "Password incorrect." You may have mistyped the hash. The default is U + # + your eight-digit student number, all capitals, no spaces. If you're still stuck, use the Forgot my password? link on the sign-in page, or visit the UG ICT Directorate (UGCS) on campus with your student ID card.
• No code arriving. Check network signal, make sure you typed the phone number without the leading zero, and try Resend code. If text keeps failing, choose Call me instead on the previous screen.
• Account locked. Too many wrong password attempts in a short period will temporarily lock the account. Wait about 15 minutes and try again, or contact UGCS.
• Already signed in on another device. This isn't a problem  you can be signed in on your phone, laptop and the browser all at once. Your inbox stays in sync.

Still stuck? Email the UG ICT Directorate at support@ug.edu.gh or walk into their office at the Balme Library complex with your student ID.